1. INTRODUÇÃO
As pessoas jurídicas optantes pelo regime do lucro presumido ou enquadradas no Simples Nacional estão sujeitas a observar determinadas regras no que tange ao cumprimento de obrigações exigidas pela legislação do Imposto de Renda.
A pessoa jurídica que optar pela tributação com base no lucro presumido ou enquadrada no regime do Simples Nacional deverá manter (art. 45 da Lei nº 8.981/1995 e art. 61 e 62 da Resolução CGSN nº 94/2011):
a) livro Caixa, no qual deverá escriturar toda a movimentação financeira, inclusive bancária;
b) livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no encerramento do ano-calendário;
c) em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração comercial e fiscal.
As pessoas jurídicas mencionadas estarão dispensadas da escrituração do livro Caixa caso mantenham escrituração contábil nos termos da legislação comercial. (Diário, Razão, Balancete e Balanço)
2. O QUE DEVE SER ESCRITURADO NO LIVRO CAIXA
A pessoa jurídica submetida ao regime de tributação simplificada deverá escriturar no livro Caixa toda a movimentação financeira, inclusive bancária.
A movimentação financeira, neste caso, compreende todos os ingressos e saídas de numerário de forma globalizada, isto é, abrangendo toda a movimentação feita através do caixa e de bancos.
O livro Caixa é único, isto significa, por exemplo, que a transferência de numerário entre matriz e filial e vice-versa não deve ser registrada, uma vez que o saldo de caixa não é alterado. Da mesma forma, a transferência de numerário do “caixa” para “banco” e vice-versa ou de “banco” para “banco” não é escriturada.
Portanto, o livro Caixa funcionará como “Caixa/Bancos”, efetuando o registro dos recebimentos e dos pagamentos, partindo de um saldo inicial, representativo da soma dos saldos das disponibilidades existentes no início do ano-calendário ou das operações da empresa.
3. CRITÉRIOS E ROTINAS DE ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
A escrituração do livro Caixa, conforme já comentamos, é obrigatória para as pessoas jurídicas optantes pelo regime de tributação do lucro presumido ou enquadradas no Simples Nacional e que não mantenham escrituração contábil na forma exigida pela legislação comercial.
Conforme o § 6º do art. 61 da Resolução CGSN nº 94/2011, o Livro Caixa das empresas optantes pelo Simples Nacional deverá ser escriturado por estabelecimento.
3.1 - Quanto às Rotinas de Escrituração do Livro Caixa
Veremos, a seguir, algumas rotinas de escrituração do livro Caixa:
a) Pagamentos efetuados através de cheque/Internet banking:
Os pagamentos, em geral, efetuados através de cheques/Internet banking, inclusive pré-datados, deverão ser normalmente registrados na data de ocorrência de cada pagamento, na coluna “Saídas” do livro Caixa. Referidos pagamentos deverão ser comprovados através de documentação hábil e idônea (Nota Fiscal, duplicata, recibo de salário, guia de recolhimento, etc.).
b) Recebimentos efetuados através de cheque:
Os valores recebidos através de cheques, inclusive pré-datados, relativos a vendas, quitação de duplicatas mantidas em carteira, etc., deverão ser registrados, na coluna “Entradas” do livro Caixa, na data do evento.
c) Aplicações financeiras de renda fixa:
As aplicações financeiras de renda fixa a curto prazo (fundos de investimento financeiro) não devem ser escrituradas no livro Caixa. Da mesma forma, o valor correspondente ao resgate dessas aplicações não será escriturado no referido livro.
Nesse tipo de aplicação, a pessoa jurídica deverá registrar na coluna “Entradas” do livro Caixa o rendimento líquido auferido, ou seja, rendimento bruto menos Imposto de Renda na Fonte. O valor do rendimento a ser escriturado no livro Caixa é aquele informado no extrato de aplicações financeiras fornecido pela instituição financeira.
Por sua vez, tratando-se de aplicação em Certificado de Depósito Bancário (CDB) ou Recibo de Depósito Bancário (RDB), o valor aplicado será consignado na coluna “Saídas” do livro Caixa. Por ocasião do resgate, o valor da aplicação acrescido do rendimento líquido será escriturado na coluna “Entradas” do livro Caixa.
4. PRAZO E PERIODICIDADE DA ESCRITURAÇÃO
Entendemos que a escrituração do livro Caixa para fins do lucro presumido deve ser efetuada dentro do prazo fixado para pagamento do Imposto de Renda. Desde janeiro/1997 o recolhimento do Imposto de Renda passou a ser trimestral. Desta forma, o livro Caixa deve ser escriturado até o último dia do mês seguinte ao do trimestre a que se refere a apuração.
No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, entendemos que a escrituração do livro Caixa deverá ser efetuada até o dia 20 (vinte) do mês subsequente a que se refere a apuração.
5. DOCUMENTOS PARA ENVIAR A CONTABILIDADE
• Movimento Fiscal
Os documentos fiscais devem ser enviados a contabilidade até o dia 5 do mês seguinte.
1. Notas Fiscais: todas as notas fiscais de entrada e saída (produtos e serviços) e conhecimento de transportes;
2. Arquivos Eletrônicos: XML de Notas Fiscais
• Movimento Contábil/Financeiro
Os documentos contábeis válidos, devem ser enviados também até o dia 5 do mês subsequente.
1. Extratos bancários: para comprovação de todos os movimentos bancários do período;
2. Relatório do movimento bancário: relatório descritivo de todo o movimento bancário (é uma “tradução” do extrato com histórico que possa ser identificado)
3. Demais movimentações bancárias: pagamentos, transferências, saques, aplicações, etc.;
4. Contratos: pagamento de seguros e financiamentos, por exemplo;
5. Despesas: combustíveis, limpeza, brindes e pequenas despesas gerais que podem ocorrer no dia a dia.
6. Pagamentos diversos: quaisquer outros documentos pagos pelo banco ou pelo caixa.
• Controle de Estoque
Faz parte do checklist de fechamento contábil mensal, o não menos importante relatório do estoque no final de cada mês.
O inventário é importante para a apuração do custo de mercadoria vendida. Estas informações de apuração são de caráter interno e devem ser discutidas com o contador para serem realizadas da melhor forma, pois este, tem menos influência sobre a sua realização.
É importante salientar que todo processo e pessoas dentro da empresa devem estar preparadas e organizadas, a fim de que possam auxiliar o contador na entrega das informações aos órgãos públicos.
6. PONTOS IMPORTANTES
Não separar as finanças da empresa e as finanças pessoais
Um equívoco muito comum, principalmente em negócios de pequeno e médio porte, é misturar as despesas pessoais com as contas da empresa. Esse erro pode ser fatal para a sobrevivência do negócio, pois se o empresário não separar as contas é fácil perder o controle e começar a pagar despesas pessoais com o dinheiro da empresa. Além disso, você pode estar recorrendo ao crédito pessoal quando poderia conseguir melhores condições enquanto pessoa jurídica.
Ter uma movimentação bancário maior do que a declarada
Essa pratica caracteriza sonegação, pois todas as entradas (créditos) tem que ter como contrapartida um documento fiscal idôneo (Notas Fiscais de Venda e ou Prestação de Serviços)
Atenção: A Falta de Livro Caixa para empresas do Simples Nacional pode ocorrer desenquadramento.
